Bạn đã từng nghe đến tổng đài ảo, tuy nhiên cụ thể lắp đặt tổng đài ảo là như thế nào? Hay lợi ích của tổng đài ảo ra sao? Không phải là điều mà ai cũng nắm rõ. Do đấy, nội dung bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra lời giải đáp nhanh chuẩn xác nhất.

Lắp đặt tổng đài ảo là gì?

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo chính là dịch vụ nghe thoại tân tiến, với công nghệ VOIP dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Với ý nghĩa nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi. Cũng như là tiết kiệm được kinh phí xuống mức thấp nhất. Để từ đó, dễ dàng kết hợp với công cụ quản lý khách hàng. Nâng cao chất lượng và tối ưu chốt sale với khách hàng qua cuộc gọi. 

2. Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại ảo là gì?

2.1 Lợi ích cho doanh nghiệp

Lợi ích đầu tiên chúng ta có thể kể đến, chính là quản trị hệ thống tổng đài đơn giản và chi phí tiết kiệm. Tất cả doanh nghiệp không cần duy trì nhân viên quản lý hệ thống. Nhưng vẫn có thể dễ dàng, đơn giản quản lý và sử dụng chúng. Thông qua việc cài đặt thiết lập cấu hình internet trên web. Cùng với hệ thống mạng nội bộ có sẵn 3G, internet, v.v.

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài ảo

Doanh nghiệp cũng không phải tốn công sức, chi phí đầu tư vào cơ sở vật chất hữu hình. Chỉ cần dùng thiết bị đầu cuối có IP chuẩn Softwware, SIP được cài đặt trên PC, điện thoại hoặc gateway sử dụng cho analog. Tổng đài ảo làm việc tất cả trên hệ thống đám mây. Vì thế, có thể lưu trữ dữ liệu với số lượng khá lớn. Bên cạnh đó là truyền thông tin chuẩn mà không cần hệ thống dây cáp. 

2.2 Thuận tiện khi sử dụng

Với nhiều tính năng hiện đại như: Nghe, ghi âm lại cuộc gọi, xóa, phát nhạc chờ, gọi đi đến hay gọi nội bộ, chặn số cuộc gọi, chuyển cuộc gọi tự động, v.v. 

Giảm chi phí liên lạc giữa những chi nhánh của công ty và phí quốc tế.

Tích hợp những chức năng của điện thoại với các software như marketing, CRM, v.v. Từ đó giúp quản lý khách hàng được chuẩn hơn. Nhằm đưa ra những đề nghị, phương pháp làm khách hàng hài lòng hơn. 

Phù hợp với các nhân viên có tính chất phải di chuyển nhiều. Tuy vậy vẫn phải nghe, tiếp xúc với cuộc gọi của khách hàng liên tục.

Xem chi tiết về dịch vụ: Hệ thống tổng đài liên lạc thông minh OnCX

3. 5 lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo 

Lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo

Phụ thuộc vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp, bạn có thể cân nhắc chọn lựa tổng đài ảo phù hợp. Theo đó, trường hợp bạn đã có hệ thống điện thoại Analog từ trước. Hãy bắt đầu xây dựng tổng đài ảo nhằm dễ dàng dùng với nhiều tính năng. Nó giúp bạn đáp ứng nhu cầu phong phú cũng như thay đổi thường xuyên của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, nếu muốn tận dụng hệ thống cũ cũng như trang thiết bị sẵn có, bạn hãy dùng  VoIP Gateway. Nhằm có thể thuận tiện chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.

3.1 Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của mình. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ không giống nhau trong mục đích dùng. Có thể bạn chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng cần một số tính năng. Có thể kể đến như tích hợp CRM, đồng bộ dữ liệu, kênh tương tác, v.v. Do đó, hãy biết nhu cầu hiện tại của mìn. Từ đó, lên kế hoạch hệ thống tổng đài ảo cho nội bộ doanh nghiệp của mình.  

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải biết số lượng người dùng. Nhằm xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp tránh thừa thiếu.

3.2 Lựa chọn đầu số tổng đài

Khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số tổng đài. Hiện tại, có 4 dạng đầu số chính có thể chọn dùng là đầu số cố định, đầu số 1900, 1800 và đầu số Mobi SIP.

3.3 Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối có ý nghĩa tiếp nhận cuộc gọi hay thực hiện các cuộc gọi từ tổng đài. Bạn có thể chọn lựa thiết bị cuối đầu thích hợp, nhằm nâng cao năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi. 

Trường hợp bạn là người có tính chất công việc thường xuyên di chuyển. Bạn cần chọn lựa Softphone. Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ nghe gọi ngay tại văn phòng, bạn hãy chọn tai nghe tổng đài hoặc IP sẽ thích hợp hơn. 

3.4 Trang bị đường truyền Internet ổn định

Đường truyền internet ổn định chính là điều kiện để tổng đài nội bộ văn phòng được làm việc hiệu quả. Dù chiếm ít băng thông với cuộc VoIP. Tuy vậy, bạn có thể trang bị đường truyền riêng tránh tình trạng mạng kém, chập chờn. Khiến cho cuộc gọi không được chất lượng.

Ngoài ra, trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng cũng là điều mà bạn phải nghĩ đến. Việc này đề phòng trường hợp đường truyền chính có lỗi xảy ra. 

Trên đây là nội dung cung cấp thông tin về tổng đài ảo cho bạn tham khảo. Hi vọng qua đó, bạn đã biết rõ hơn về lợi ích của lắp đặt tổng đài ảo. Từ đó, có sự chọn lựa phù hợp với doanh nghiệp của mình. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.